Asociación Chilena de Organismos No Gubernamentales

Guía para la acción ciudadana Parte 2: Funcionamiento de las Organizaciones de la Sociedad Civil.

Para que la sociedad civil sea efectiva en la consecución de sus fines, es necesario el compromiso, la voluntad y la búsqueda del bien común de todos los ciudadanos y ciudadanas. Son estos elementos los que dan sentido a las iniciativas ciudadanas por construir una OSC. Presentamos a continuación los procedimientos necesarios para constituir una OSC y las obligaciones legales que tienen a lo largo de su existencia, entre otros temas vinculados a la participación ciudadana.

¿Cuál es el primer paso para constituir una OSC?

Una OSC comienza a constituirse cuando dos o más personas deciden espontáneamente crear una organización para satisfacer necesidades, prestar servicios, articular demandas sociopolíticas, defender sus valores o realizar algún otro objetivo ciudadano que no busque el lucro.

¿Qué tipos de personas pueden constituir una OSC?

Todo tipo de tipo de personas puede constituir una OSC, es decir pueden ser personas naturales (seres humanos) o jurídicas (instituciones, organizaciones, empresas).

¿Cómo se realiza la constitución de una OSC?

El primer paso es acudir a la Municipalidad correspondiente a la comuna del domicilio donde se establecerá la OSC o al Registro Civil, para solicitar la realización de la Asamblea Constitutiva. También se puede acudir a una Notaría Pública. La decisión de cuál de estos dos servicios preferir le corresponde a la organización en formación y podría basarse en consideraciones de horario, distancia y disponibilidad de los suscriptores. En dicha asamblea constitutiva deben estar todos los integrantes del directorio.

Luego, el acta constitutiva y los estatutos deben presentarse en la municipalidad donde estará domiciliada la OSC. Estos documentos deben haber sido suscritos ante un notario, un oficial del Registro Civil o un funcionario municipal. Una vez celebrada el acta constitutiva, hay un plazo máximo de 30 días calendario para presentarlos.

Se deben adjuntar los certificados de antecedentes de los integrantes del directorio y un certificado del Registro Civil que garantiza que no existe una organización en formación con el mismo nombre o uno similar.

¿Qué costo tiene el trámite?

Ninguno, es gratis, salvo que se recurra a un notario. Ni la municipalidad ni un funcionario público pueden cobrar por este servicio.

¿Cuáles son los plazos y los procedimientos posteriores?

Una vez depositados los documentos para la inscripción en la municipalidad correspondiente, el secretario municipal tiene un plazo máximo de 30 días calendario para objetarla o aprobarla. Si tras los 30 días no ha planteado ninguna observación, se considerará que la organización ha sido correctamente establecida. La municipalidad está en condiciones de enviar los antecedentes al Registro Civil para inscribir a la organización como persona jurídica. A partir de la inscripción en el Registro Civil, la organización tendrá plena personalidad jurídica.

En cambio, si ha sido formulada una objeción, ésta debe ser debidamente fundamentada y sólo puede tener como motivo el no cumplimiento de la ley en los estatutos o en el acta fundacional de la OSC. Esta objeción debe ser notificada por carta certificada emitida por el secretario municipal respectivo. Una vez recibida la carta, la organización en formación tiene 30 días para corregir los errores y presentar nuevamente los antecedentes para un nuevo análisis.

A qué tipo de personalidad jurídica pueden optar las OSC?

Se puede optar a constituir una Corporación o Asociación, una Fundación o una Organización comunitaria.

¿Qué son las corporaciones?

Actualmente las corporaciones o asociaciones tienen el mismo estatus jurídico, (artículo 38 de la Ley 20.500). Una asociación se forma por una reunión de personas en torno a objetivos de interés común a los asociados.

Las corporaciones están formadas por un grupo de personas que tienen uno o más objetivos específicos en común, como bien lo indica el punto b del artículo señalado: “Una asociación se forma por una reunión de personas en torno a objetivos de interés común a los asociados”. Cabe destacar que no hay norma jurídica que establezca un número mínimo de miembros, pero que se requiere de al menos seis o nueve miembros según si se establece o no la comisión revisora de cuentas.

¿Qué son las fundaciones?

Una fundación se forma mediante la afectación de bienes a un fin determinado de interés general. La principal característica de una fundación es que está formada por un fundador, quien es la persona encargada de proveer a la organización con el capital de base. Además las fundaciones tienen una razón de ser que busca satisfacer un “fin determinado de interés general”, como establece la ley 20.500. Sin embargo “la diferencia fundamental entre las corporaciones y las fundaciones no está en sus fines, los que pueden ser similares, sino en que las primeras tienen como elemento básico un conjunto de personas, mientras que en las segundas el elemento básico es la existencia de un patrimonio o conjunto de bienes destinados a la obtención de un fin”. (Manual de Corporaciones y Fundaciones Municipales Culturales, Consejo Nacional de la Cultura y las Artes, p. 25).

¿Qué son las organizaciones comunitarias?

Las organizaciones comunitarias son espacios de participación local. Pueden ser territoriales o funcionales. Las organizaciones territoriales son las Junta de vecinos y son representativas de las personas que residen en una misma unidad vecinal y cuyo objeto es promover el desarrollo de la comunidad, defender los intereses y velar por los derechos de los vecinos y colaborar con las autoridades del Estado y de las municipalidades. Las organizaciones comunitarias funcionales, son aquellas con personalidad jurídica y sin fines de lucro, que tenga por objeto representar y promover valores e intereses específicos de la comunidad dentro del territorio de la comuna o agrupación de comunas respectiva. Ambas están reguladas por la ley 19.418.

¿Es obligatorio para las OSC formar un directorio?

Sí, la formación de un directorio es una obligación legal tanto para las corporaciones, fundaciones como para las organizaciones comunitarias. El directorio debe tener por lo menos tres miembros titulares, está encargado de la dirección y administración de la organización. Hay que señalar que la duración máxima de su mandato es de cinco años para el caso de las corporaciones y fundaciones y de tres años para las organizaciones comunitarias.

Esta función no puede ser retribuida, pero sí pueden ser reembolsados los gastos derivados del ejercicio de su función. Es decir que la persona no puede recibir salario, ni regalos, donaciones, especies o algún otro tipo de beneficio económico, por lo que el mandato es ad honorem.

¿Qué es el Acta Constitutiva?

El acta constitutiva es el documento legal que recoge la voluntad por parte del fundador o de los socios de constituir una organización con personalidad jurídica y es obligatorio tanto para las corporaciones como las fundaciones y las organizaciones comunitarias. Este documento debe individualizar a los miembros de la OSC, debe contener también la aprobación expresa de los estatutos, así como la designación del directorio y de los otros cargos iniciales de la organización. Por ejemplo la Comisión Revisora de Cuentas (cuya constitución no es obligatoria) y el Tribunal de ética (que sí es obligatorio) en el cual el director de la organización no puede ser parte.

¿Qué debe figurar en los estatutos?

En las Corporaciones y Fundaciones, para que los estatutos sean considerados válidos, deben tener la información siguiente:

  • Nombre y domicilio de la persona jurídica.
  • Indicar si la OSC será constituida por un tiempo indefinido o, por el contrario, si su duración es por un tiempo determinado. En ese caso debe figurar explícitamente esta duración.
  • Describir los fines de la organización.
  • Indicar el patrimonio inicial, explicitando los bienes que lo forman y cómo fueron aportados en caso de que los haya.
  • Explicitar su administración, la integración de sus órganos de administración y sus atribuciones.
  • Los procedimientos para reformar los estatutos. Cada OSC puede determinar por sí mismas estos procedimientos mientras no vayan en contra de la ley.
  • Indicar el proceso de extinción de la persona jurídica, es decir cómo será el procedimiento para disolver la organización. Aquí se debe explicitar a qué institución sin fines de lucro serán traspasados los bienes en caso de haberlos al momento de la extinción.

En el caso de constituir una asociación o corporación, hay que señalar explícitamente los derechos y obligaciones de sus asociados, así como el reglamento que determina la forma de incorporación de nuevos socios y también la forma y los motivos para excluir a uno de los miembros. Esta exclusión solo puede tener lugar por una violación a los derechos y obligaciones de los asociados. Cada OSC es libre de decidir cuáles son las faltas que considera punibles con la exclusión y deben enmarcase en la legalidad vigente.

En el caso de una fundación, la información que debe explicitarse es sobre los bienes que el fundador aporta al patrimonio, los derechos que tiene, la forma en que serán usados los recursos para lograr los objetivos de la fundación y cómo se elegirán los beneficiarios de la acción de la fundación.

Para el caso de las Organizaciones Comunitarias los estatutos deben contener al menos;

  • Nombre, domicilio y objetivos de la organización;
  • Derechos y obligaciones de sus integrantes y dirigentes;
  • Causales de exclusión de sus integrantes;
  • Órganos de administración y control, y sus atribuciones;
  • Tipo y número de asambleas que se realizarán durante el año, con indicación de las materias que en ellas podrán tratarse, además de los quórums para sesionar y adoptar acuerdos;
  • Normas sobre administración del patrimonio y forma de fijar las cuotas ordinarias y extraordinarias;
  • Forma de liquidación y destino de los bienes en caso de disolución de la organización.
  • Procedimientos de incorporación en la unión comunal de juntas de vecinos u organización comunal de las demás organizaciones comunitarias del mismo tipo, según corresponda.
  • Establecimiento de la comisión electoral que tendrá a su cargo la organización.

Las juntas de vecinos y demás organizaciones comunitarias determinarán libremente el monto de las cuotas ordinarias y extraordinarias, así como su sistema de recaudación. Sin embargo, las cuotas extraordinarias sólo se destinarán a financiar los proyectos o actividades previamente determinados y deberán ser aprobadas en asamblea extraordinaria, por las tres cuartas partes de los afiliados presentes.

¿Existen formatos de estatutos, dónde los encuentro?

Los estatutos se encuentran disponibles en cada municipalidad en forma gratuita, pueden ser retirados en sus oficinas.

Formato de Estatutos de Asociaciones y Corporaciones ver en;

http://www.minjusticia.gob.cl/media/2015/06/rs_ex_1606-2.pdf

Formato de Estatutos de Fundaciones ver en;

http://www.minjusticia.gob.cl/media/2015/06/rs_ex_1610.pdf

¿Se pueden constituir federaciones y confederaciones de OSC?

Sí, la Ley 20.500 en su artículo 6 establece que sólo “las asociaciones podrán constituir uniones o federaciones, cumpliendo los requisitos que dispongan sus estatutos y aquellos que la ley exige para la constitución de las asociaciones. En las mismas condiciones, las federaciones podrán constituir confederaciones”. Cuando se constituye una asociación, es de suma importancia especificar desde el principio en los estatutos si se desea hacer parte de una federación y el procedimiento para aprobar el ingreso.

Además con la modificación de la ley de juntas de vecinos se permite a las uniones comunales crear federaciones y confederaciones a nivel provincial, regional y nacional.

¿Cuáles son los beneficios de la inscripción jurídica de una OSC?

Si bien la inscripción no es obligatoria, tiene una gran ventaja. A través de una inscripción legal una OSC puede obtener fondos públicos, ya sean del Estado o de gobiernos locales. Además, casi todos los donantes, sean nacionales o internacionales, públicos o privados, exigen como requisito mínimo que la OSC tenga una personalidad jurídica vigente.

¿Cómo operan los procedimientos de control que tienen las OSC?

Existen controles internos y externos.

En relación a los controles internos, las OSC, una vez al año, deben hacer una rendición de cuentas completa y detallada. Esta se presenta a la Asamblea General en el caso de las asociaciones y organizaciones comunitarias, y al directorio en caso de las fundaciones. Queda a la voluntad de cada organización publicar o no esta información en distintos medios para permitir su libre acceso, salvo que reciban fondos públicos, en este caso se vuelve una obligación, por lo que deberán publicar en su sitio electrónico, y si no lo tienen, en otro medio. La rendición de cuentas incluye un balance financiero y una memoria de las actividades realizadas.

En lo que concierne a los controles externos, toda OSC con personalidad jurídica debe anualmente enviar sus memorias y balances financieros al Departamento de Personas Jurídicas del Ministerio de Justicia. Hay que señalar que este departamento no revisa estos documentos, sino que los archiva para analizarlos en caso de una investigación o denuncia y que estos documentos no son de libre acceso público.

Además se exige que “las personas jurídicas cuyo patrimonio o cuyos ingresos totales anuales superen los límites definidos deberán someter su contabilidad, balance general y estados financieros al examen de auditores externos independientes designados por la asamblea de asociados o por el directorio de la fundación de entre aquellos inscritos en el Registro de Auditores Externos de la Superintendencia de Valores y Seguros”.

¿Qué responsabilidades tienen los directivos de una OSC?

Los integrantes del directorio deben supervisar la organización y asegurar la buena administración de su patrimonio si hubiera, organizar las Asambleas ordinarias y extraordinarias, proponer cambios a los estatutos en una la Asamblea General en caso de que lo estime necesario, cumplir el mandato y las decisiones acordadas en la Asamblea general y someter anualmente un informe escrito sobre el uso de los fondos y el trabajo de la organización durante este periodo de tiempo.

¿Cómo funcionan las retribuciones económicas de los directores en las OSC?

Los directores de las OSC deben ejercer sus cargos gratuitamente, pero tienen derecho a ser reembolsados gastos que justificaren haber efectuado en el ejercicio de su función. Sin embargo, y salvo que los estatutos dispongan lo contrario, el directorio puede fijar una retribución adecuada a aquellos directores que presten a la organización servicios distintos de sus funciones como directores.

La OSC que remunere a algunos de sus directores debe adoptar ciertos resguardos para precaver eventuales conflictos de interés. De este modo, se debe dar cuenta detallada a la Asamblea -o al directorio en el caso de las fundaciones- “de toda remuneración o retribución que reciban los directores, o las personas naturales o jurídicas que les estén relacionadas por parentesco o convivencia, o por interés o propiedad”. Esta misma regla se aplica respecto de todo asociado a quien una OSC le encomiende alguna función remunerada.

¿Cómo se evitan los conflictos de interés?

Los conflictos de interés se evitan gracias a la transparencia activa, esto es contar con documentación actualizada y de acceso público, así como del libre acceso respecto a las distintas actividades que realiza la organización, además de contar con un directorio o una asamblea general empoderada capaz de tomar las decisiones que más se adecuan a los intereses de la organización.

¿Hay donaciones que no pueden ser aceptadas?

Sí. La Ley 19.885 establece en su primer artículo que un donante o financista de la OSC no puede ser miembro de su directorio, a no ser que el donante sea una persona jurídica que tiene derecho a un asiento en el directorio a través de un representante de ésta. En este caso la donación queda prohibida si en el directorio participan “sus socios o directores o los accionistas que poseen el 10% o más del capital social”.

Las donaciones realizadas por candidatos/as a cargos de elección popular -o por personas jurídicas en las cuales el candidato/a haga parte del directorio- a organizaciones que trabajan en el territorio donde esta persona se presenta no tienen beneficio fiscal (se entiende como beneficio fiscal una rebaja en el pago de los impuestos). Esta restricción rige desde seis meses antes de la fecha de inscripción de su postulación ante el Servicio Electoral y hasta seis meses después de realizada la elección de que se trate.

Todas las donaciones deben ser informadas al Servicio de Impuestos Internos. Esta información debe ser enviada anualmente antes del 31 de enero y debe incluir un listado de los beneficiarios y de los proyectos financiados en el año calendario anterior.

¿Qué es la Asamblea General?

La Asamblea General es la instancia en la cual se reúnen todos los miembros de una asociación o corporación. Debe convocarse una vez por año para su reunión ordinaria y según las necesidades de la asociación puede reunirse en otras ocasiones de forma extraordinaria. Las decisiones se toman por regla mayoritaria y deben contar con un libro o registro que asegure que las decisiones tomadas quedan registradas. Sus atribuciones son las siguientes:

  • Aprobar o rechazar la memoria y balance anual.
  • Aprobar o rechazar los informes de los órganos internos.
  • Si corresponde, elegir al directorio, a la Comisión Revisora de Cuentas, al Tribunal de Honor o Comisión de Disciplina.
  • Cualquier otro asunto que concierne a la asociación, salvo que la ley o el estatuto lo reserve al conocimiento de la Asamblea General extraordinaria.

¿Qué rol cumple el presidente de una OSC?

Toda OSC con personalidad jurídica debe tener un presidente de directorio, que es a la vez el presidente de la organización y también es su representante legal. Queda a disposición de cada organización fijar qué otros poderes le otorga al presidente al momento de redactar los estatutos.

¿Cómo se modifican los estatutos?

Para el caso de las asociaciones o corporaciones y organizaciones comunitarias se debe llamar a una sesión extraordinaria de la Asamblea General que tenga como único propósito modificar los estatutos. La decisión se toma por mayoría simple.

Para el caso de las fundaciones, es necesario llamar a una reunión extraordinaria del directorio, pero es necesario un informe favorable del Ministerio de Justicia. Asimismo, el fundador puede haber prohibido al momento de la fundación la modificación de los estatutos. En ese caso estos no pueden ser modificados.

Una vez aprobados los nuevos estatutos hay que inscribirlos en la municipalidad siguiendo el mismo procedimiento que el de la inscripción original.

¿Cómo se disuelve una OSC?

Existen varias formas de disolución:

  • Voluntaria: se realiza mediante el mismo procedimiento para modificar los estatutos pero en este caso para las asociaciones, se necesita una mayoría de dos tercios de los participantes en la Asamblea para aprobar la disolución. El procedimiento es el mismo en lo que concierne a la fusión con otra OSC.
  • Por plazo: En caso de que la OSC haya sido creada originalmente por un tiempo definido, se disolverá cuando su plazo de duración caduque. En este caso se toman las disposiciones previstas en los estatutos originales.
  • Sentencia judicial: un tribunal civil puede disolver una OSC si ésta realiza una actividad contraria a la Constitución o las leyes, ha violado gravemente sus estatutos o no ha logrado realizar “íntegramente su fin o se ha hecho imposible su realización, y por las demás causas previstas en los estatutos y en las leyes.

¿En qué se diferencian las Organizaciones de la Sociedad Civil –OSC de las Organizaciones de Responsabilidad Social Empresarial -ORSE?

Las diferencias entre las OSC y las Organizaciones de RSE son varias. Las ORSE no son una creación espontánea de la sociedad civil, sino que son creadas por empresas, es decir por sociedades con fines de lucro. Su creación viene a integrarse en su cadena productiva “armónicamente el desarrollo económico con el respeto por los valores éticos, las personas, la comunidad y el medio ambiente” para así mejorar sus beneficios económicos.

Es por esto que la responsabilidad social empresarial se inscribe en una estrategia comercial que busca “ser impulsada desde la alta dirección y formar parte del proceso de toma de decisiones estratégicas de la compañía, teniendo en cuenta las expectativas de sus grupos de interés” (fuente: http://www.accionempresas.cl/index.php?op=que-es-rse).

Las razones que llevan a las empresas a optar por la RSE se relacionan con la búsqueda de beneficios corporativos, por lo que las OSC y las ORSE son diferentes tanto en su origen, en sus objetivos, en su organización y en su trabajo.

¿Cómo funcionan las OSC extranjeras en Chile?

No existe una regulación clara en este aspecto. Por lo que una OSC extranjera que quiera instalarse en Chile tiene dos opciones:

  • Puede seguir el mismo procedimiento que cualquier OSC chilena que desea obtener una personalidad jurídica.
  • Puede, ya que todavía está vigente el Decreto Supremo Nº 110 de 1979, realizar el trámite establecido en ese decreto que indica que “el Presidente de la República, previo informe del Consejo de Defensa del Estado, esté facultado para autorizar a corporaciones o fundaciones que hayan obtenido personalidad jurídica en el extranjero, para que desarrollen actividades en el país, siempre que se ajusten a las leyes chilenas y no contraríen las buenas costumbres y el orden público”.

La solicitud respectiva debe efectuarse ante el Ministerio de Justicia cumpliendo los requisitos y aportando la documentación de respaldo que el mismo Reglamento indica. La autorización decretada, tanto como su eventual cancelación, ha de constar en decreto supremo, lo que aparta al régimen jurídico de las OSC extranjeras de la nueva regulación general aplicable a las OSC nacionales”.